Politique de confidentialité de l’organisme
et de ses outils de communication

 

Avant-propos
La politique de confidentialité se consacre essentiellement à la protection des informations jugées confidentielles à l’intérieur de l’Observatoire Vieillissement et Société (ci-après OVS ou organisme). Elle traite notamment des renseignements concernant ses administrateurs, ses membres, ses donateurs, sa clientèle, son personnel ainsi que ses bénévoles. Elle traite également des informations liées aux activités internes de l’organisme.
Elle s’applique en outre aux relations entre toutes personnes : hommes, femmes, administrateurs, membres, membres du personnel, bénévoles et partenaires ainsi qu’à toute autre personne œuvrant (ou étant présente) dans les différents espaces de communication de l’OVS.
Les objectifs suivants sont poursuivis:
. assurer adéquatement le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations personnelles détenues par l’OVS;
. prévoir des paramètres concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des espaces de communication de l’organisme.

Mission et valeurs de l’organisme
L’OVS est un organisme à but non lucratif dédié à la lutte contre l’âgisme et qui favorise de façon globale le mieux-être des aînés. Sa mission principale est de promouvoir la qualité de vie des aînés et de relever les défis qu’engendre l’âgisme et ses conséquences au sein de la société. Pour y arriver, elle peut compter sur la précieuse collaboration de l’Institut de gériatrie de Montréal (IUGM) et de son Centre de recherches ainsi que sur ses bénévoles.
L’OVS souhaite améliorer la situation personnelle des aînés, notamment par l’éducation, la prévention et la lutte contre l’âgisme. Ainsi, l’OVS vise à être une référence significative et crédible dans le domaine de la gérontologie, capable de susciter une réflexion sociale pour le plus grand bien des personnes âgées.

Engagements de l’organisme
L’OVS s’engage à :
. assurer et protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements obtenus;
. recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
. appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs de l’organisme tout en agissant avec respect et équité lors de l’application de cette politique et dans le respect des lois en vigueur;
. ne pas partager ou transmettre à des tiers les renseignements obtenus sans l’approbation des personnes ou organismes concernées.

Normes de discrétion et de confidentialité
Toute personne qui, au sein de l’OVS a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit:
. respecter la vie privée des personnes;
. ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme;
. savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient et agir selon
les valeurs de l’organisme.

Pour les administrateurs et les membres
Les administrateurs et les membres de l’OVS ne doivent pas discuter de dossiers, de personnes ou de décisions propres à l’OVS avec des personnes extérieures à l’organisation ou non concernée, sauf si cela est nécessaire pour réaliser une intervention. Dans une telle situation, ils doivent s’assurer de l’identité de la personne qui demande l’information si celle-ci n’est pas connue et limiter les échanges d’informations au strict minimum.

Pour les bénévoles
Les bénévoles doivent limiter les échanges d’informations de même que s’assurer d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité. De plus, ils devront être vigilants et veiller à ce que les conversations téléphoniques traitant d’informations confidentielles ne sont pas entendues par d’autres personnes.

Pour les donateurs
Toutes les informations personnelles recueillies par l’organisme sur un donateur restent confidentielles. L’OVS n’utilisera, pour quelque fin que ce soit, aucun renseignement personnel recueilli auprès d’un autre organisme ou d’un tiers, sans que le donateur concerné ne le sache et n’y consente.
L’OVS ne divulguera aucune information personnelle sur un donateur à quiconque à l’extérieur de l’organisme, ni à aucune de ses entités affiliées sans que le donateur le sache et y consente, sauf à une institution gouvernementale qui demande ces renseignements, qui présente son autorisation de demande, en lien avec l’administration de toute loi en vigueur ou dans toute autre circonstance où la divulgation est explicitement permise conformément aux lois s’appliquant à la protection des renseignements personnels.
Un donateur peut demander par écrit d’avoir accès aux renseignements personnels que détient l’OVS sur lui. L’organisme répondra dans un délai raisonnable en lui donnant accès à ces données. L’OVS peut refuser si les circonstances l’obligent ou lui donnent le droit de refuser cet accès. Le donateur qui croit qu’un ou plusieurs de ses renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, peut demander par écrit à l’OVS de les modifier. L’OVS fera les corrections appropriées.

Modalités d’application
La direction de l’OVS est responsable de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité. En cas de non-respect de cette politique la direction de l’OVS pourra prendre toutes les actions légales, jugées utiles ou nécessaires, pour protéger l’information confidentielle ainsi que la ou les personnes touchées par la divulgation de ces informations. En cas de non-respect de la politique de confidentialité par un membre de la direction, le conseil d’administration devra intervenir et sera responsable de la mise en œuvre et de l’application de la politique de confidentialité.
Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 14 mars 2022. Elle pourra être modifiée en tout temps conformément aux règlements de l’OVS.